Um dos primeiros passos no gerenciamento de projetos

Um dos meus stakeholders me disse em uma reunião outro dia que eu realizei mais em 10 minutos do que normalmente levaria algumas semanas para fazer. Eu ri e agradeci o elogio. Mais tarde, tive de analisar o que o fez pensar isso. Eu descobri que era por causa do seguimento que faço nos projetos. Em uma organização que nunca antes teve um gerente de projetos de TI, eu tinha criado um novo precedente para responsabilizar as pessoas por aquilo que elas disseram que iriam fazer. Esse parece ser o foco inicial desse papel de gerenciamento de projetos recém-adicionado, e não o controle excessivo de datas ou orçamentos. Trata-se, primordialmente, de apenas ter certeza de que tudo seja concluído, em algum ponto. Na minha empresa anterior, eu me referi a isto negativamente como a parte “babá de luxo” do gerenciamento de projetos. No entanto, eles já estavam muito mais adiante na escala de maturidade em gerenciamento de projetos. Na minha empresa atual, eu penso nisso mais como um primeiro passo no caminho para a verdadeira gestão de projetos.
 
Os seguimento introduzem o gerenciamento de projetos à empresa das seguintes formas:
 
1. Estabelecem uma cultura de responsabilidade – Uma vez que as pessoas começam a ficar acostumadas a serem responsabilizadas por completar tarefas, será mais fácil estabelecer as datas de conclusão e orçamentos associados.
 
2. Mantêm os membros da equipe produtivos – Os membros da equipe se sentem frustrados por não serrem capazes de realizar algo quando eles estão à espera de uma outra tarefa ser concluída. Quando não há um papel estabelecido para monitorar o progresso, os membros da equipe, muitas vezes, sentam e esperam ser notificados de que eles podem começar algo.
 
3. Mantêm os projetos em movimento – Quantos projetos simplesmente param nos estágios iniciais, porque ninguém os está empurrando para frente?
 
Eu uso as seguintes ferramentas para ficar em cima dos meus seguimentos:
 
A. Software online de colaboração de projetos – Todas as tarefas em um projeto são listadas e eu posso revê-las por datas de vencimento. Mesmo que essas datas sejam muito vagas na minha organização, ainda assim tenho uma base para acompanhar e posso facilmente solicitar uma atualização de status do responsável por uma tarefa, sem um monte de passos extras.
 
B. E-mail – Eu guardo todos os e-mails que eu preciso acompanhar diretamente na minha caixa de entrada, ao invés de movê-los para uma pasta, seguindo a teoria de “o que os olhos não veem, o coração não sente”. A cada poucos dias, sempre às sextas-feiras, eu verifico tudo em minha caixa de entrada para ver o que ainda está pendente e, em seguida, faço seguimento com e-mails ou telefonemas sobre esses itens.
 
C. Reuniões de status e atas de reuniões – Eu coloco todos os itens de seguimento de reuniões de status em uma seção separada de minhas atas de reuniões, com detalhes sobre quem detém a tarefa e o prazo esperado. Posteriormente, me remeto novamente às notas antes da próxima reunião de status, para que possamos começar a reunião com uma revisão dos itens que precisam de seguimento.
 
Concentrar em seguimentos não está me ajudando a trabalhar em habilidades avançadas de gerenciamento de projetos, mas uma vez que todos estão acostumados a serem responsabilizados, posso em seguida trabalhar em fazê-los aceitar datas firmes de vencimento. Passo a passo…
 
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FONTE: STAKE HOLDER - Wendy Nelson, Gerente de Projetos

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